Bürokratieabbau soll Personalarbeit erleichtern

Schriftform ist ein Ärgernis

Das seit dem 01.08.2022 geltende reformierte Nachweisgesetz (NachwG) hatte durch die Ausweitung des Kataloges der nachzuweisenden Arbeitsbedingungen bei Personalverantwortlichen bereits für einigen Unmut gesorgt. Der Ärger war umso größer, weil das im alten Nachweisgesetz enthaltene Schriftformerfordernis im neuen Gesetz beibehalten wurde. Dies hat (noch) zum Ergebnis, dass Arbeitsverträge (die grundsätzlich sogar formfrei möglich sind) digital abgeschlossen werden können, der zwingend vorgeschriebene Nachweis jedoch der Schriftform bedarf.

Nachweisgesetz wird nachgebessert: Textform soll kommen

In der im Gesetzesentwurf vorgesehenen Neuregelung des § 2 Abs. 5 NachwG, die voraussichtlich im dritten oder vierten Quartal 2024 in Kraft treten soll, ist (noch) festgelegt, dass die Arbeitsbedingungen außer in Schriftform auch in einer die Schriftform ersetzenden gesetzlichen elektronischen Form nachgewiesen werden können. Die Textform ist im Gesetzesentwurf nicht vorgesehen. Am 21.03.2024 hat das Justizministerium jedoch mitteilen lassen, dass im Nachweisgesetz künftig der Nachweis der wesentlichen Vertragsbedingungen in Textform ermöglicht werden soll, sofern das Dokument für die Beschäftigten zugänglich ist, gespeichert und ausgedruckt werden kann und der Arbeitgeber einen Übermittlungs- oder Empfangsnachweis erhält. Dadurch werde klargestellt, dass durch die Übermittlung des Nachweises in Textform den Anforderungen des Nachweisgesetzes vollumfänglich Genüge getan wird. Schriftform soll jedoch weiterhin erforderlich sein, wenn ein Arbeitnehmer dies verlangt.

Geplante Änderung ist wünschenswert

Es wäre wünschenswert, dass die Ersetzung der Schriftform im Nachweisgesetz nicht durch die elektronische Form – wie noch im Regierungsentwurf des Gesetzes vorgesehen – sondern durch die vom Justizministerium bevorzugte Textform ersetzt wird. Nur so ist der gewünschte Bürokratieabbau gewährleistet, da die elektronische Form im Rechtsverkehr mit Arbeitnehmern unpraktikabel ist.

Exkurs Textform – elektronische Form

Das Textformerfordernis ist nach § 126b Satz 1 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) erfüllt, wenn eine lesbare Erklärung auf einem dauerhaften Datenträger abgegeben wird, der die Person des Erklärenden erkennen lässt. Ein dauerhafter Datenträger ist dabei jedes Medium, das es dem Empfänger ermöglicht, eine auf dem Datenträger befindliche, an ihn persönlich gerichtete, Erklärung so aufzubewahren oder zu speichern, dass sie ihm während eines für ihren Zweck angemessenen Zeitraumes zugänglich ist und darüber hinaus geeignet, die Erklärung unverändert wiederzugeben. Hier wäre also eine Versendung per E-Mail zulässig. Hiervon zu unterscheiden ist die elektronische Form des § 126a BGB. Diese Vorschrift sieht vor, ein Schriftformerfordernis durch die elektronische Form zu ersetzen. Eine E-Mail oder eine eingescannte Unterschrift reicht für die Einhaltung der elektronischen Form jedoch nicht aus. Erforderlich ist vielmehr eine sogenannte qualifizierte elektronische Signatur (QES) aller am Rechtsgeschäft beteiligten Personen, die durch ein spezielles Programm, das nur von einem qualifizierten Vertrauensdienstanbieter zur Verfügung gestellt werden kann, erzeugt wird.