Lohnabrechnungen gehören regelmäßig auf den Prüfstand

Beitragsabzug ist Arbeitgebersache

Zu den originären Aufgaben der Lohnbuchhaltung gehört der Beitragsabzug zur Sozialversicherung. Dazu zählt auch die korrekte Anmeldung der versicherungspflichtigen Arbeitnehmer gegenüber der Einzugsstelle. Einzugsstelle ist die jeweilige Krankenkasse, bei der der Mitarbeiter versichert ist, bei Minijobbern die Minijob-Zentrale. Der Arbeitgeber ist verpflichtet, eigenständig zu überprüfen, ob und in welcher Höhe für einen Arbeitnehmer Gesamtsozialversicherungsbeiträge (Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung) zu erbringen sind. Fällige Beiträge müssen selbstständig spätestens am drittletzten Bankarbeitstag des Monats abgeführt werden, auch ohne Vorliegen einer gesonderten Aufforderung oder eines Beitragsbescheides der Einzugsstelle.

Aktuelle Rechengrößen der Sozialversicherung im Auge behalten!

Fehler bei der Berechnung der Sozialversicherungsbeiträge können teuer werden. Übersieht der Arbeitgeber z.B. durch den Anstieg der Pflichtversicherungsgrenzen, dass ein Mitarbeiter versicherungspflichtig geworden ist, kann dies kostspielige Folgen für ihn haben. Zunächst muss er als Beitragsschuldner für den Gesamtsozialversicherungsbeitrag die Pflichtbeiträge nachentrichten, und zwar die Arbeitgeber- und Arbeitnehmerbeiträge. Zwar hat der Arbeitgeber dann grundsätzlich einen Anspruch gegen den Arbeitnehmer auf Erstattung des Arbeitnehmeranteiles. Diesen kann er aber nicht in uneingeschränkter Höhe, sondern nur bei den drei nächsten Lohn- oder Gehaltszahlungen geltend machen.

Statusfragen sollten sofort geklärt werden

Auch die rechtliche Bewertung, ob ein Mitarbeiter als abhängig Beschäftigter der Sozialversicherungspflicht unterliegt, oder ob er als freier Mitarbeiter im Unternehmen geführt wird und für seine soziale Absicherung selbst zu sorgen hat, obliegt zunächst dem Arbeitgeber. Wer hier auf Nummer sicher gehen und sich vor bösen Überraschungen bei einer Betriebsprüfung schützen will, sollte bei Aufnahme der Tätigkeit eines freien Mitarbeiters ein Statusfeststellungsverfahren bei der Deutschen Rentenversicherung (DRV) einleiten und sich vom Mitarbeiter einen Nachweis vorlegen lassen, dass dieser über eine Absicherung gegen das finanzielle Risiko von Krankheit und Alter entsprechend der gesetzlichen Kranken- und Rentenversicherung verfügt. In diesem Fall würde – wenn das Vertragsverhältnis als abhängige Beschäftigung eingestuft wird – die Beitragspflicht zur Sozialversicherung erst mit der Bekanntgabe der Entscheidung der DRV beginnen.

Arbeitgeber haftet für Lohnsteuer

Neben dem Abzug der Sozialversicherungsbeiträge ist der Arbeitgeber auch für die korrekte Abführung der Lohnsteuer an das Finanzamt verantwortlich. Gemäß § 42d Einkommensteuergesetz (EStG) haftet er für gegenüber dem Finanzamt nicht oder zu wenig abgeführte Beiträge. Wird er vom Finanzamt für zu wenig einbehaltene Lohnsteuer in Anspruch genommen, hat er jedoch ein Rückgriffsrecht gegenüber dem Arbeitnehmer, der der eigentliche Steuerschuldner ist. Dieses Rückgriffsrecht verjährt nach drei Jahren, unterliegt aber auch einer eventuell für das Arbeitsverhältnis geltenden vertraglichen Ausschlussfrist.

Aufrechnung ist nur bedingt möglich

Die Rückforderung vonseiten des Mitarbeiters kann zum Problem werden. Zwar gibt es auch im Arbeitsrecht die Möglichkeit der sogenannten Aufrechnung, d. h. der Verrechnung des zu viel bezahlten Lohnes mit künftigem Lohn. Hierbei muss der Arbeitgeber jedoch die Pfändungsfreigrenzen des Arbeitnehmers beachten.

Annemarie Böttcher